EL ENFOQUE DE SISTEMAS Y DE CONTINGENCIAS APLICADO AL PROCESO ADMINISTRATIVO

El enfoque de sistemas para la administración se fundamenta en la teoría general de sistemas. Ludwig von Bertalanffy, ha sido reconocido como el fundador de la teoría general de sistemas ya que elaboró una teoría interdisciplinaria capaz de trascender los problemas exclusivos de cada ciencia y de proporcionar principios y modelos generales para todas las ciencias involucradas. La Teoría General de la Administración experimentó una gradual y creciente ampliación de enfoque, desde el enfoque clásico, el enfoque de las relaciones humanas y el enfoque holístico, que este por su parte buscó dar respuesta a los problemas de productividad y eficiencia organizacional.. En este enfoque es muy clara la contribución de la filosofía, la psicología, la sociología y sobre todo la generación de conocimiento.

APORTES DE LA TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS A LA ADMINISTRACIÓN

 - Sistema: Unidad completa y organizada, compuesta por dos o más partes interdependientes, componentes o subsistemas y delineada por límites identificables de suprasistema ambiental.
-Subsistemas o componentes: Todo sistema tiene al menos dos elementos, y estos elementos están interconectados.
 -Holismo, sinergismo, organicismo y Gestalt: La unidad no es sólo suma de las partes, el sistema sólo se puede explicar a sí mismo como totalidad.
- Sistema abierto: Sistema que intercambia información, energía o materiales con su entorno. Los sistemas en general son relativamente abiertos o relativamente cerrados.
-Entrada-Transformación-Salida: El sistema, en su relación dinámica con su entorno recibe insumos, los transforma de alguna manera y genera salidas.
-Límites de sistema: El sistema posee límites que lo separan de su entorno. El sistema relativamente cerrado posee límites rígidos e impenetrables. El sistema abierto posee límites permeables entre él mismo y su suprasistema.
-Entropía: Grado de desorden. El sistema abierto tiene la capacidad de disminuir esta entropía y equilibrarse, gracias a su interrelación con el entorno.
-Homeostasis: El sistema abierto se mantiene en equilibrio dinámico con respecto a entradas y salidas de materiales, energía e información.
-Retroalimentación: Es la información de entrada acerca de las propias salidas de la organización y le sirve para corregir desviaciones o ajustarse a un nuevo estado.
-Jerarquía: Jerarquización de los componentes de un sistema.
-Elaboración interna: El sistema abierto se mueve hacia una gran elaboración y hacia altos niveles de organización.
- Búsqueda de múltiples metas: El sistema, como una organización social, está compuesto de individuos y subunidades con diferentes valores y objetivos.
-Equifinidad: Alcanzar el mismo fin con diversas entradas y variando sus actividades.
-Evolución del sistema: La capacidad de evolución de un sistema depende de la habilidad de moverse hacia formas más complejas de diferenciación, mayor variedad en el sistema de facilitar una habilidad para tratar con las contrariedades y oportunidades que caracterizan el entorno.

EL ENFOQUE DE STSTEMAS Y LATEORIA DE LA ORGANIZACION

 Chester Barnard fue uno de los primeros escritores que en la administración utilizó el enfoque de sistemas. Hebert  Simon y sus colaboradores consideraban la organización como un sistema complejo de procesos de toma de decisiones. Simon ha avanzado en la búsqueda de un nuevo conocimiento disciplinario.. Churchman, por su parte, figuró entre los primeros en destacar esta posición. El enfoque de sistemas ha sido adoptado y utilizado ampliamente en la administración. El sociólogo George Homans utiliza los conceptos de sistemas como la base para su investigación científica en grupos sociales. Desde su punto de vista, una organización está formada por un sistema ambiental externo y un sistema interno de relaciones que son interdependientes. Hay tres elementos en un sistema social: las actividades, son las tareas que la gente desempeña; las interacciones, ocurren entre las personas en el desempeño de dichas tareas, y los sentimientos, que desarrollan entre las personas y a su vez, estos elementos se refuerzan mutuamente, es decir, las actividades conjuntas conducen a interacciones v sentimientos.

MODELO GENERAL DE LA ORGANIZACION COMO SISTEMA
 Las organizaciones son sistemas abiertos que se necesita gestionar cuidadosamente, satisfacer y equilibrar sus necesidades internas y adaptarse a las circunstancias cambiantes del entorno. El autor Samuel Certo, en su libro Modern Management, presenta el modelo en donde se explica que una organización recibe insumos de la sociedad como son: personas, materiales, dinero e información, ésta los transforma o procesa en salidas que son productos, servicios y recompensas para sus miembros, lo suficientemente buenas para mantener sus participaciones en ella.

UN PUNTO DE VISTA INTEGRAL DE LAS ORGANIZACIONES
Una organización es la estructuración e integración de las actividades humanas alrededor de varias tecnologías. La tecnología afecta a los tipos de insumos de la organización, la naturaleza de los procesos de transformación, y las salidas del sistema. Sin embargo, el sistema social determina la eficacia y la eficiencia de la utilización de la tecnología. Parsons, Petit y Thompson: Conciben a la organización dividida en niveles, en cada uno de ellos la orientación del sistema  general es diferente.

 ENTORNO DEL SISTEMA

El subsistema operativo: Es el que tiene relación directa con la racionalidad económica técnica.
El nivel estratégico: Se enfoca a aspectos con un alto grado de incertidumbre en términos de entradas del entorno sobre las cuales se tiene poco o ningún control. Por lo tanto, el gerente a este nivel debe tener un relativo punto de vista de sistema abierto y concentrarse sobre estrategias adaptativas e innovadoras.
 El nivel coordinativo: Opera entre el operativo y el estratégico y sirve para coordinar a los dos. Transforma lo incierto del entorno en la necesaria racionalización económica y técnica de la entrada al subsistema operativo.
La tarea gerencial: Su papel es el de abarcar y ligar los subsistemas de una organización; se sugiere que el gerente se dedique a situaciones que son dinámicas, inciertas y frecuentemente ambiguas. 

ENFOQUE DE SISTEMAS DE PROCESO ADMINISTRATIVO Henry Fayol plantea que en una organización se da un conjunto de actividades, una de ellas es la actividad administrativa y dentro de ésta surge el proceso administrativo caracterizado por las funciones de planeación, organización, dirección o influencia y control. Las actividades que menciona Fayol se describen así:
 Actividades técnicas

Actividades comerciales
Actividades financieras
Actividades de seguridad

Actividades contables
Actividades administrativas

PLANEACIÓN
Implica la elección de las tareas que deben ser ejecutadas para alcanzar las metas organizacionales, esbozando la forma como dichas tareas deben ser realizadas e indicando el momento en que se deben ejecutar. Los administradores, a través de sus planes, describen en forma exacta lo que las organizaciones deben hacer para tener éxito. El sistema de planeación considera el insumo, proceso y producto para el sistema general de la organización.

Los responsables de la planeación buscan responder
1. ¿En qué dirección debe estar desplazándose la organización?
2. ¿En qué dirección está desplazándose actualmente la organización?
3. ¿Debería hacerse algo para cambiar esta dirección?
4. ¿Continúa la organización en la dirección apropiada?

ORGANIZACIÓN
puede concebirse como la asignación de las tareas desarrolladas durante la planeación de diversos individuos, grupos o de ambos dentro de la empresa; crea los mecanismos para poner Ios planes en acción. Las tareas están diseñadas de tal forma que el rendimiento individual contribuya al éxito general de la organización. El subsistema organización considera el insumo, proceso y producto para el sistema general de la organización.
Los responsables de la organización buscan dar respuestas a consideraciones relacionadas con la estructura, la amplitud de control, la división del trabajo y nivel jerárquico de la organización.

INFLUENCIA

Esta función también se conoce como motivación, liderazgo, dirección o desempeño, y se relaciona principalmente con las personas dentro de las organizaciones; puede definirse como el proceso de guiar las actividades de los miembros de una organización en direcciones apropiadas la cual es cualquier dirección que ayude a la organización a desplazarse hacia el logro de metas. El propósito final de la influencia es incrementar la productividad.
El subsistema influencia considera el insumo, proceso y producto para el sistema general de la organización.
Los responsables de la influencia y el control buscan dar respuestas a consideraciones relacionadas con el ejercicio del liderazgo, la motivación, el manejo de grupos y los procesos de comunicación.

CONTROL
Es la función administrativa a través de la cual los administradores reúnen información que mide eI desempeño reciente dentro de la organización; comparan el desempeño actual con los estándares preestablecidos de desempeño, y a partir de esta comparación, determinan si la organización debe ser modificada para satisfacer los estándares preestablecidos.
Los administradores reúnen constantemente información, hacen sus comparaciones, y tratan de encontrar nuevas formas de mejorar la producción a través de modificaciones organizacionales.
El subsistema control considera el insumo, proceso y producto para el sistema general de la organización.
Los pasos fundamentales consisten en medir el rendimiento, comparar el rendimiento medido con los estándares y tomar la medida correctiva.

EL ENFOQUE DE CONTINGENCIAS DE LAS ORGANIZACIONESLa contingencia reconoce que el entorno y los subsistemas internos de cada organización son únicos y proveen las bases para diseñar y administrar organizaciones específicas.
Contingencia representa el punto de vista medio entre: El concepto de que los principios de organización y de administración son universales, y el concepto de que cada organización es única y que cada situación debe ser analizada separadamente. 

La contingencia reconoce similitudes y diferencias entre organizaciones pero mantiene énfasis en que el papel primario gerencial es el de buscar congruencia entre sus subsistemas. 

EL ENFOQUE DE CONTINGENCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

*La función de planeación 

Organizacíón mecánico-estable.
En condiciones estables, hay mayor tendencia a confiar en reglas y políticas establecidas. Los planes son más detallados y para el pronóstico se utilizan datos históricos, tienden a ser válidos los supuestos sobre el "hombre económico" y se pueden aplicar métodos de toma de decisiones de rutina, entre estas se incluyen el uso del hábito, la  escritura de la organización y la "investigación de operaciones".

Organización orgánico-adaptativa. 

Aquí se usan las reglas y políticas establecidas, los planes son menos detallados y hacen hincapié en los hechos principales, se confía en la intuición y la creatividad. En condiciones imprevisibles, son apropiados los métodos de toma de decisiones no rutinarias o no programadas. 

*La función de organización
Organizacíón mecánico-estable.

En condiciones estables, los empleos son altamente especializados. Se insiste más en organizar la compañía por funciones de negocios más bien que por líneas de producto.

Organización orgánico-adaptativa.
En condiciones diversas y cambiantes, los empleos suelen ser de más vasto alcance y los individuos realizan labores diversas. Las compañías tienden a organizarse por productos y cada gerente de producto tiene su propia unidad de producción, mercadeo y compra a su disposición.

*La función de influencia
Organizacíón mecánico-estable.

Las condiciones estables y de rutina parecen asociarse generalmente con una supervisión autoritaria y rigurosa. Las conclusiones de las investigaciones sugieren que un líder "orientado a la tarea' es más apropiado en tales condiciones, pero la supervisión no debe ser demasiado "rigprosa" ya que el personal se motiva para realizar aquellas tareas en que se ve una posibilidad razonable de tener éxito. Por tanto, cuando Ia estructura, el liderazgo y eI clima son apropiados, la motivación es más alta.

Organización orgánico-adaptativa. 

Los resultados de las investigaciones sugieren que tal comportamiento "orientado a las personas" por parte del líder puede ser efectivo en tales condiciones; sin embargo, si el oficio es demasiado ambiguo, el líder debe suministrar la necesaria estructura inicial. Estructuras orgánicas que fluyan libremente parecen más apropiadas para problemas ambiguos. Además, el liderazgo participante parece mejor para resolver problemas complejos en grupos y comités.

*La función de control
Organizacíón mecánico-estable.

Cuando la tarea es de rutina, los criterios de desempeño son más y exigen eficiencia. Los individuos tienen menos control o influencia sobre sus oficios.

Organización orgánico-adaptativa.

Cuando el ambiente está cambiando rápidamente, los criterios de desempeño se basan más en los hechos principales; hay menos puntos de control y relativamente poca comprobación de resultados.

En general, los individuos ejercen mucho mayor control sobre la manera como desempeñaban sus oficios.